Guía · Arquitectura de datos
Hay cuatro niveles, y tu empresa está en uno ahora mismo
Cómo se monta un sistema de información que sirva de verdad para decidir. De peor a mejor, qué se gana en cada nivel y qué sigue fallando. Sin recomendación de herramientas: primero hay que saber dónde se está.
La información de una empresa no vive en un sitio: vive repartida. El ERP guarda la facturación, el CRM las visitas, el sistema de incidencias las reclamaciones, el catálogo las fichas de producto. Cada uno guarda un trozo de la verdad, y ninguno habla con los demás.
ERP
Facturación
CRM
Visitas
Incidencias
Reclamaciones
Catálogo
Fichas
Cuatro sistemas, cuatro trozos de la verdad.
El problema aparece en cuanto alguien hace una pregunta normal de negocio. Por ejemplo: de los clientes que visitó el comercial el mes pasado, ¿cuántos acabaron comprando? La respuesta no está en ningún sistema. Está mitad en el CRM, que sabe a quién se visitó, y mitad en el ERP, que sabe quién facturó.
Nadie monta una arquitectura de datos por gusto. Se monta porque esa pregunta se repite.
Nivel 1
A mano, en una hoja de cálculo
El más común, con diferencia. Alguien exporta cada sistema, pega los datos en una hoja y los cruza a mano. Y funciona: la pregunta se responde y la reunión sale adelante.
Una fórmula que dejó de apuntar donde debía. La hoja no avisa.
Lo que falla no es que sea manual: es que es frágil de una manera concreta. Se rompe en silencio (una fórmula que dejó de apuntar donde debía sigue devolviendo un número, y el número parece bueno) y solo una persona sabe cómo estaba montado. Cuando esa persona se va de vacaciones, el informe se va con ella.
Nivel 2
Todo en una sola base de datos
Los cuatro sistemas vuelcan a un mismo sitio. Es un salto grande, y conviene decir por qué: aparece la fuente única de la verdad. Cuando alguien pregunta cuánto hemos vendido, deja de haber dos respuestas según a quién preguntes.
Lo que sigue fallando es más sutil: dentro de esa base de datos conviven el dato en bruto, tal y como llegó, y el dato ya trabajado. Los dos tienen aspecto de dato bueno. Nadie sabe cuál es cuál sin preguntar a quien lo montó, y volvemos a depender de una persona.
Nivel 3
Separar el dato que llega del dato que se usa
Se parten las capas. Una zona para el dato tal y como entra, sin tocar. Otra para el dato ya limpio, con los nombres unificados y los duplicados resueltos. Por fin se sabe cuál se puede usar sin preguntar a nadie.
Nivel 4
La arquitectura medallón
Es la respuesta de manual, y tiene nombre propio porque se ha convertido en el patrón estándar. La verás escrita también como medallion architecture, que es como se la nombra en inglés. Tres capas, cada una con un trabajo:
Oro
Con las reglas de tu negocio
Plata
Limpio y estandarizado
Bronce
El dato como llegó
La capa de oro es la que casi nadie explica, y es la que más importa aquí: es donde viven las reglas de tu empresa. Qué cuenta como cliente activo. Si un abono resta del mes en que se emitió o del mes de la venta. Qué familia de producto agrupa a cuál. Nada de eso está en el ERP: está en la cabeza de las personas que llevan años haciendo los números.
Y esto importa por una razón concreta
La inteligencia artificial y los cuadros de mando no leen tu empresa: leen la última capa. Preguntan a lo que encuentren ahí y responden con lo que haya.
Si en esa capa no están las reglas de tu negocio, la respuesta llega igual de rápida, con el mismo aspecto de seguridad, y equivocada. Es peor que no tener respuesta, porque nadie la audita: llegó en dos segundos y parecía bien.
Por eso la pregunta no es qué herramienta usas. Es en qué nivel estás.
Lo mismo, en dos minutos
Esta guía es la versión escrita de una pieza en vídeo. Si prefieres verla:
¿Y si no sabes en cuál estás?
Es lo normal, y no hace falta subir de nivel para empezar a sacar partido de lo que ya tienes. Lo miramos contigo y te decimos en cuál estás, qué se puede responder hoy y qué necesitaría moverse.